Аналіз обліково-статистичної роботи за рік

АНАЛІЗ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

ОЛЕКСАНДРІЙСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ

КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗА 2017 РОКУ

На виконання листа ТУ ДСА України в Кіровоградській області від 27.12.2017 року № 2538/17, відповідно до плану роботи Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області на друге півріччя 2017 року та з метою дослідження та узагальнення тенденцій зміни динаміки стану здійснення правосуддя, виявлення недоліків у роботі з питань первинного обліку справ та матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також своєчасного вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення даної ділянки роботи та вирішення проблемних питань, в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області проведено аналіз обліково-статистичної роботи за 2017 року, в якому висвітлено такі питання як:

• проведення в суді за 2017 рік перевірок з питань первинного обліку і ведення судової статистики;
• кадрове забезпечення суду спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів про роботу суду (освіта, досвід роботи);
• вивчення і запровадження позитивного досвіду з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки первинних документів;
• організація підвищення кваліфікації працівників місцевих судів, які займаються первинним обліком та судовою статистикою (проведення семінарських занять, стажувань)
• аналітична робота суду за 2017 рік;
• планування роботи суду та стан виконання;
• комп’ютерна обробка статистичних звітів суду та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;
• подання статистичних звітів Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області за 2017 рік до ТУ ДСА в Кіровоградській області;
• висновок про стан обліково-статистичної роботи в цілому, пропозиції і рекомендації щодо поліпшення роботи.

Проведення в суді за 2017 рік перевірок з питань первинного обліку і ведення судової статистики

Протягом 2017 року в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області відповідно до плану роботи суду відповідальними працівниками апарату суду проводились перевірки за різними напрямками роботи, про що були складені відповідні акти та службові записки.

Перевірки по напрямку первинного обліку і ведення судової статистики, а саме правильності та повноти заповнення в суді обліково-статистичних карток на судові справи так само проводяться в суді щоквартально.

За результатами таких перевірок було встановлено, що організація роботи щодо ведення та заповнення обліково-статистичних карток в суді перебуває на належному рівні. Про що свідчать, щоквартальні перевірки стану заповнення електронних обліково-статистичних карток по всім категоріям справ, за результатами проведення таких перевірок складаються службові записки.

Ведення обліково-статистичних карток перебуває на постійному контролі у керівника апарату суду, секретарів суду та помічників суддів, які безпосередньо працюють над заповненням цих карток, крім того їх стан перевіряється консультантами також при складанні тимчасових звітів суду, довідок і відповідних інформацій до апеляційного суду Кіровоградської області.

У випадку виявлення несуттєвих помилок чи неповноти заповнення карток такі недоліки невідкладно усуваються відповідальними працівниками апарату суду.

Також були здійснені такі перевірки, зокрема:

• перевірка стану наповнення веб-сторінки Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області на веб-порталі судової влади України інформацією, яка підлягає оприлюдненню;
• перевірка стану та умов зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях суду (кримінальних справах), правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання.

        Дані перевірок, які проведені Олександрійським міськрайонним судом Кіровоградської області впродовж 2017 року обговорювались на виробничих нарадах працівників апарату суду.

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів» від 02.06.2017 № 1402- VIII інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду.

Кадрове забезпечення суду спеціалістами,

які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів суду

При проведенні попередніх аналізів обліково-статистичної роботи суду вже неодноразово зазначалося про недостатню кількість штатних одиниць в апараті суду.

Зокрема, секретарів суду, що компенсується за рахунок залучення до виконання функцій, віднесених до роботи канцелярії суду, розпорядників та інших працівників, помічників суддів і секретарів судового засідання під час тимчасової відсутності суддів, з якими вони працюють.

Необхідно зазначити, що в суді відсутня одиниця водія, тому за старшим судовим розпорядником закріплено автомобіль і даний працівник виконує свої безпосередні функції старшого судового розпорядника та додатково виконує функції, віднесені до роботи канцелярії суду(забезпечення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції), а також виконує функції водія суду.

Також відсутня штатна одиниця діловода, у зв’язку з чим роботу по оформленню вхідної та вихідної кореспонденції виконують додатково секретарі суду , судові розпорядники, друкарки.

Олександрійський міськрайонний суд Кіровоградської області розташований у двох приміщеннях та в обох приміщеннях розташовані архіви суду, в той час як штатна одиниця архіваріуса в суді тільки одна. Враховуючи певну відстань між приміщеннями суду (3 км) обов’язки по веденню архівної справи на Дільниці 1 суду покладено на секретаря суду.

Необхідно звернути особливу увагу на сьогоднішню проблему з недостатньою кількістю штатних одиниць консультантів суду (спеціалістів). На працівників даних посад покладається великий обсяг функціональних обов’язків щодо забезпечення статистичної, аналітичної, кодифікаційної, господарської роботи, тощо.

У зв’язку з набранням чинності нового закону «Про державну службу» в суді передбачено функціонування служби з управління персоналом, але на сьогодні створити таку службу не представляється можливим через недостатню кількість штатних одиниць в суді.

Кадрове забезпечення покладено на заступника керівника апарату суду та деякі напрямки забезпечення кадрової роботи на консультантів суду.

Вивчення і запровадження позитивного досвіду з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки первинних документів

Вивчення і запровадження позитивного досвіду здійснюється постійно як керівництвом Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області, так і безпосередньо працівниками апарату суду.

На офіційному сайті суду постійно оновлюється інформація щодо статистичних даних та судової статистики та інша корисна інформація.

Автоматизація ведення діловодства суду сприяє оперативній, точній обробці даних, а також зменшує навантаження в роботі працівників апарату суду, які безпосередньо забезпечують ведення діловодства суду.

За належним технічним функціонуванням КП «Д-3» суду слідкує головний спеціаліст з інформаційних технологій суду. Даний напрямок роботи суду перебуває на постійному контролі у керівника апарату суду. Також, головним спеціалістом з інформаційних технологій суду та консультантом суду постійно надається методична допомога працівникам апарату суду з питань ведення діловодства суду в КП «Д-3».

Крім того, завдяки постійним доробкам розробників проводяться оновлення КП «Д-3» суду, завдяки чому вдосконалюється робота в напрямку ведення первинного обліку судових справ та складання статистичної звітності.

28.11.2017 року набрав чинності Закону України «Про внесення змін до Господарського процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України та інших законодавчих актів» від 03.10.2017 року № 2147-VІІ але оновлення автоматизованої системи документообігу суду КП «Д-3» у відповідності з чинним законодавством не було проведено. У зв’язку з чим виникли розбіжності при заповненні обліково-статистичних карток, які можуть негативно вплинути на формування статистичних звітів за цей період в автоматичному режимі.

Організація підвищення кваліфікації працівників

суду, які займаються первинним обліком та судовою статистикою

( проведення семінарських занять, стажувань)

Підвищення кваліфікації працівників апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області проводиться згідно до плана-графіка навчань, затвердженого керівником апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області, на відповідний період.

Відповідно до даного графіка протягом 2017 року в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області було проведено три заняття з працівниками апарату Олександрійського міськрайонного суду по детальному вивченню:

• Змін до Порядку виплати винагороди та відшкодування витрат, виплати добових присяжному за час виконання ним обов’язків у суді, затверджених наказом ДСА України від 22.02.2017 року № 195.
• Актуальних питань застосування місцевими судами Кіровоградської області положень міжнародних договорів про правову допомогу у цивільних справах, а саме :

1.Огляд актів законодавства України у сфері надання міжнародно-правової допомоги у цивільних справах. Повноваження Міністерства юстиції України та його територіальних органів у цій сфері;

2.Порядок звернення судів України з дорученням про вручення за кордоном документів та отримання доказів;

3.Порядок виконання судами України доручень іноземних компетентних органів про вручення документів та отримання доказів;

4.Звернення до виконання за кордоном рішення суду України;

5.Питання визнання і виконання іноземних судових рішень в України;

6.Практичні аспекти застосування деяких міжнародних  договорів про правову допомогу у галузі цивільного і сімейного судочинства:

• Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах від 22.01.1993 року та Протокол до неї від 28.03.1997 року;
• Конвенції про вручення за кордоном судових та позасудових документів у цивільних або комерційних справах від 15.11.1965 року;
• Конвенції про отримання за кордоном доказів у цивільних або комерційних справах від 18.03.1970 року.
• Закону України «Про судоустрій та статус суддів» як основне джерело стратегії реформування судоустрою.
• Питань пов’язаних з реєстрацією на веб-сайті НАЗК та електронним декларуванням.
• Закону України «Про внесення змін до Конституції України (щодо правосуддя)» від 02.06.2016 року №1401-VІІІ та Закону України «Про судоустрій та статус суддів» від 02.06.2016 року №1402-VІІІ, п. 5 ст. 124 Конституції України: «Народ безпосередньо бере участь у здійсненні правосуддя через присяжних» та ч.1 ст. 127 Конституції України:«Правосуддя здійснюють судді» зі змінами.
• Конвенції про захист прав людини і основоположних свобод та Протоколи до неї, що є частиною національного законодавства України, відповідно до статті 9 Конституції України.
• Статті 17, 18 Закону України № 3477-IV від 23.03.2006 «Про виконання рішень та застосування практики Європейського суду з прав людини» (з подальшими змінами).
• Статусу помічників суддів та консультантів місцевих загальних та апеляційних судів визначеного Законом України «Про судоустрій та статус суддів».

Загалом державні службовці та працівники патронатної служби суду підвищують свою кваліфікацію, шляхом самоосвіти під час проведення навчань, згідно плану роботи суду на відповідне півріччя та під час проходження підготовки в Дніпропетровському регіональному відділенні Національної школи суддів України.

Так, протягом 2017 року таку підготовку пройшли 16 лютого 2017 року помічник судді Яковюк Ю.С., 30 листопада 2017 року та 4 грудня заступник керівника апарату Бєлова А.С.

8 грудня 2017 року на базі Київського районного суду міста Одеси було проведено навчання для працівників судової системи в рамках грантового проекту на тему: «Запровадження інформаційних технологій в судочинстві та заповнення інформаційних прогалин у співпраці судової системи та суспільства» де заступник керівника апарату Бєлова А.С. також прийняла участь.

Про зміни в діючому законодавстві, консультантом суду, постійно складаються інформаційні листи, які передаються під підпис всім помічникам суддів та старшому секретарю суду. Всі зміни діючого законодавства вивчені працівниками апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області та застосовуються ними у виконання посадових обов`язків.

Аналітична робота суду за 2017 рік

Аналітична робота суду проведена за 2017 рік згідно плану роботи суду.
         У зв’язку з великим навантаженням у роботі та необхідністю виконання іншої невідкладної роботи аналізи та узагальнення, які були заплановані на перше та друге півріччя 2017 року, були виконанні не в повному обсязі та будуть перенесені для виконання у наступному періоді.

Так, були проведені наступні аналізи та узагальнення:

• аналіз роботи суду за 2017 рік;
• аналіз роботи суду по зверненням громадян за 2017 рік;
• аналіз судимості по м. Олександрії за 2017 рік;
• аналіз судової практики розгляду цивільних справ про спадкування, зокрема щодо визначення додаткового строку для прийняття спадщини;
• узагальнення судової практики розгляду адміністративних справ за зверненнями фізичних осіб з приводу пенсійних та інших соціальних виплат у 2016 році;
• узагальнення судової практики розгляду цивільних справ про усиновлення у 2016 році;
• узагальнення судової практики розгляду судом кримінальних проваджень у 2016 році щодо злочинів у сфері обігу наркотичних засобів, психотропних речовин або прекурсорів та інших злочинів проти здоров’я населення;
• узагальнення судової практики розгляду адміністративних справ за зверненнями фізичних осіб з приводу пенсійних та інших соціальних виплат у 2016 році;
• узагальнення судової практики забезпечення права на захист у кримінальному провадженні;
• узагальнення судової практики розгляду судом у 2016 році та І півріччі 2017 року справ про адміністративні правопорушення щодо керування транспортними засобами особами, які перебувають у стані алкогольного, наркотичного чи іншого сп’яніння;

         Дані аналізи та узагальнення судової практики проведені Олександрійським міськрайонним судом Кіровоградської області впродовж 2017 року обговорювались на оперативних нарадах суддів та виробничих нарадах працівників апарату суду.

Планування роботи суду та стан виконання

Керівником апарату суду відповідно до посадових обов’язків організовується складання проектів планів роботи суду. В подальшому інформація узагальнюється і складається план роботи суду на відповідний період та в установленому порядку цей план затверджується головою суду.

Стан виконання плану роботи суду перебуває на особистому контролі у керівника апарату суду. Про виконання запланованих завдань виконавці здійснюють у плані роботи суду відмітки із зазначенням номера наряду, в якому зберігається відповідний документ про виконання запланованого заходу. Деякі заходи, що передбачені планом роботи суду на перше та друге півріччя 2017 року виконано частково через велике навантаження в роботі основних виконавців та необхідністю виконання іншої невідкладної роботи.

Щоразу, при складанні плану роботи суду на наступний період, керівником апарату суду розглядаються на доцільність чи необхідність тих чи інших заходів, що плануються для роботи суду, а також запроваджуються нові заходи, необхідні для забезпечення організаційної діяльності суду.

Комп’ютерна обробка статистичних звітів суду та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу

Відповідно до Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 №32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 №87), що стосується положень заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (1960 р.) та відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169, (далі - Інструкції) облік та комп’ютерну обробку карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу (кримінальне провадження) (далі Карток) в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області здійснює секретар суду по кримінальним справам. Заповнення даних карток здійснюється помічниками суддів відповідно до Інструкції.

Відповідно до наказу керівника апарату суду про розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду комп’ютерну обробку статистичних звітів суду здійснює консультант суду. Статистичні звіти формуються відповідальними працівниками в автоматичному режимі, консультантом суду за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» здійснюється перевірка статистичних звітів суду із застосуванням умов логічного контролю, після чого статзвіти, в установленому порядку та строки, подаються до ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

У разі виникнення складностей (помилок) під час формування статистичних звітів суду консультант суду повідомляє про це спеціалісту із судової статистики ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

Подання статистичних звітів Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області за 2017 рік до

ТУ ДСА України в Кіровоградській області

Статистичні звіти Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області про стан здійснення правосуддя за 2017 рік подано до ТУ ДСА України в Кіровоградській області у встановлені терміни відповідно до графіку подання статистичних звітів місцевими судами Кіровоградської області за 2017 рік, затвердженого ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

Статистичні звіти суду за 2017 рік формувались в автоматичному режимі за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».

Під час складання та формування статистичних звітів суду відповідальні працівники керувалися Інструкцією щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 року №55 (зі змінами внесеними відповідно до наказу ДСА України від 24 квітня 2014 року № 50), Інструкцією щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169 та іншими інструкціями відповідно до кожної форми звітності.

Також відповідальні особи використовували методичні рекомендації щодо заповнення та формування форм звітності.

Всі звіти були побудовані в автоматичному режимі, суттєвих проблем під час формування звітів не виникало. Поодинокі випадки недоліків в електронних обліково-статистичних картках негайно усувались відповідальними працівниками суду, що у підсумку не мало негативних наслідків для складання статистичних звітів в цілому.

Висновки та пропозиції

Проведений аналіз обліково-статистичної роботи за 2017 рік показав, що стан цієї роботи в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області знаходиться на належному рівні. Аналітична робота суду проведена згідно плану роботи суду. У встановлені терміни до ТУ ДСА України в Кіровоградській області подані статистичні звіти за 2017 рік.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3», стану звернення до виконання судових рішень;

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення навчань з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій з діловодства, інструкцій щодо заповнення форм звітності та інших інструкцій, що регламентують напрямок роботи суду, приділяють увагу вивченню норм матеріального та процесуального права України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів» та інших нормативних документів.

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду.

Голова

Олександрійського

міськрайонного суду

Кіровоградської області                                            С.А. Крімченко

Керівник апарату

Олександрійського

міськрайонного суду

Кіровоградської області                                            В.А.Харута

Долина (0-5235)-7-56-10