АНАЛІЗ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ ОЛЕКСАНДРІЙСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ ЗА І ПІВРІЧЧЯ 2016 РОКУ

АНАЛІЗ ОБЛІКОВО-СТАТИСТИЧНОЇ РОБОТИ

ОЛЕКСАНДРІЙСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО СУДУ

КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗА І ПІВРІЧЧЯ 2016 РОКУ

На виконання листа ТУ ДСА України в Кіровоградській області від 24.06.2016 року № 19-1259-3, відповідно до плану роботи Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області на перше півріччя 2016 року та з метою дослідження та узагальнення тенденцій зміни динаміки стану здійснення правосуддя, виявлення недоліків у роботі з питань первинного обліку справ та матеріалів, які негативно впливають на ведення діловодства в суді та судову статистику взагалі, а також своєчасного вжиття необхідних заходів, спрямованих на покращення даної ділянки роботи та вирішення проблемних питань, в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області проведено аналіз обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2016 року, в якому висвітлено такі питання як:

−       проведення в суді за перше півріччя 2016 року перевірок з питань первинного обліку і ведення судової статистики;

−       кадрове забезпечення суду спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів про роботу суду (освіта, досвід роботи);

-         вивчення і запровадження позитивного досвіду з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки первинних документів;

−       організація підвищення кваліфікації працівників місцевих судів, які займаються первинним обліком та судовою статистикою (проведення семінарських занять, стажувань)

−       аналітична робота суду за перше півріччя 2016 року;

−       планування роботи суду та стан виконання;

−       комп’ютерна обробка статистичних звітів суду та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу;

−       подання статистичних звітів Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області за перше півріччя 2016 року до ТУ ДСА в Кіровоградській області;

−       висновок про стан обліково-статистичної роботи в цілому, пропозиції і рекомендації щодо поліпшення роботи.

Проведення в суді за перше півріччя 2016 року перевірок з питань первинного обліку і ведення судової статистики

Протягом першого півріччя 2016 року в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області відповідно до плану роботи суду відповідальними працівниками апарату суду проводились перевірки за різними напрямками роботи, про що були складені відповідні акти та службові записки.

Перевірки по напрямку первинного обліку і ведення судової статистики, а саме правильності та повноти заповнення в суді обліково-статистичних карток на судові справи проводяться в суді щоквартально, а перевірка стану та строків звернення до виконання судових рішень проводиться щоквартально.

За результатами таких перевірок було встановлено, що організація роботи щодо ведення та заповнення обліково-статистичних карток в суді перебуває на належному рівні. Про що свідчать, щоквартальні перевірки стану заповнення електронних обліково-статистичних карток по всім категоріям справ, за результатами проведення таких перевірок складаються службові записки.

Ведення обліково-статистичних карток перебуває на постійному контролі у керівника апарату суду, секретарів суду та помічників суддів, які безпосередньо працюють над заповненням цих карток, крім того їх стан перевіряється консультантами також при складанні тимчасових звітів суду, довідок і відповідних інформацій до апеляційного суду Кіровоградської області.

У випадку виявлення несуттєвих помилок чи неповноти заповнення карток такі недоліки невідкладно усуваються відповідальними працівниками апарату суду.

Також були здійснені такі перевірки, зокрема:

ü    перевірка стану наповнення веб-сторінки Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області на веб-порталі судової влади України інформацією, яка підлягає оприлюдненню;

ü    перевірка стану та умов зберігання речових доказів у кримінальних провадженнях суду (кримінальних справах), правильності ведення документів щодо їх приймання, передавання.

        Дані перевірок, які проведені Олександрійським міськрайонним судом Кіровоградської області впродовж першого півріччя 2016 року обговорювались на виробничих нарадах працівників апарату суду.

З метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3»;

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення семінарських занять з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів» в редакції Закону України «Про забезпечення права на справедливий суд» від12.02.2015 року № 192-VIII(зі змінами), інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду.

Кадрове забезпечення суду спеціалістами,

які займаються первинним обліком і складанням статистичних звітів суду

При проведенні попередніх аналізів обліково-статистичної роботи суду вже неодноразово зазначалося про недостатню кількість штатних одиниць в апараті суду, зокрема, секретарів суду, водія, діловода, архіваріуса, консультантів.

Недостатність штатних одиниць секретарів суду компенсується за рахунок залучення до виконання функцій, віднесених до роботи канцелярії суду, розпорядників та інших працівників, помічники суддів і секретарі судового засідання під час тимчасової відсутності суддів, з якими вони працюють.

За старшим судовим розпорядником закріплено автомобіль, тому працівник виконує свої безпосередні функції старшого судового розпорядника, також додатково виконує функції, віднесені до роботи канцелярії суду(забезпечення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції), а також виконує функції водія суду.

Відсутність діловода в суді призводить до збільшення навантаження у роботі секретарів суду, друкарок, оскільки на них покладаються додаткові обов’язки по роботі з оформлення вхідної та вихідної кореспонденції суду.

Олександрійський міськрайонний суд Кіровоградської області розташований у двох приміщеннях та в обох приміщеннях розташовані архіви суду, в той час як штатна одиниця архіваріуса в суді тільки одна. Враховуючи певну відстань між приміщеннями суду (3 км) обов’язки по веденню архівної справи на Дільниці 1 суду покладено на секретаря суду.

Необхідно звернути особливу увагу на сьогоднішню проблему з недостатньою кількістю штатних одиниць консультантів суду (спеціалістів). На працівників даних посад покладається великий обсяг функціональних обов’язків щодо забезпечення статистичної, аналітичної, кодифікаційної, господарської роботи, тощо.

У зв’язку з набранням чинності нового закону «Про державну службу» в суді передбачено створення служби з управління персоналом, але на сьогодні створити таку службу майже не представляється можливим через недостатню кількість штатних одиниць в суді.

Кадрове забезпечення покладено на заступника керівника апарату суду та деякі напрямки забезпечення кадрової роботи на консультантів суду.

У попередньому аналізі неодноразово повідомлялося ТУ ДСА України в Кіровоградській області, що Олександрійський міськрайонний суд Кіровоградської області вкрай потребує збільшення штатної чисельності працівників хоча б на 5 одиниць, а саме: секретаря суду, водія, діловода, архіваріуса та консультанта.

Питання щодо збільшення штатної чисельності суду потребує скорішого вирішення з метою належного забезпечення якості роботи суду в цілому та убезпечення від надмірного навантаження в роботі працівників апарату суду.

Вивчення і запровадження позитивного досвіду з питань ведення судової статистики та автоматизованої обробки первинних документів

Вивчення і запровадження позитивного досвіду здійснюється постійно як керівництвом Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області, так і безпосередньо працівниками апарату суду.

На офіційному сайті суду постійно оновлюється інформація щодо статистичних даних та судової статистики та інша корисна інформація.

Автоматизація ведення діловодства суду сприяє оперативній, точній обробці даних, а також зменшує навантаження в роботі працівників апарату суду, які безпосередньо здійснюють діловодство суду.

За належним технічним функціонуванням КП «Д-3» суду слідкує головний спеціаліст з інформаційних технологій суду. Даний напрямок роботи суду перебуває на постійному контролі у керівника апарату суду. Також, головним спеціалістом з інформаційних технологій суду та консультантом суду постійно надається методична допомога працівникам апарату суду з питань ведення діловодства суду в КП «Д-3».

Крім того, завдяки постійним доробкам розробників проводяться оновлення КП «Д-3» суду, завдяки чому вдосконалюється робота в напрямку ведення первинного обліку судових справ та складання статистичної звітності.

Протягом першого півріччя 2016 року усунуто недоліки, що виникали при заповненні електронних обліково-статистичних карток, постійно контролюється повнота та достовірність їх заповнення. Все це дає можливість формування статистичних звітів за цей та наступні періоді в автоматичному режимі.

Організація підвищення кваліфікації працівників

суду, які займаються первинним обліком та судовою статистикою

( проведення семінарських занять, стажувань)

Підвищення кваліфікації працівників апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області проводиться згідно до плана-графіка навчань, затвердженого керівником апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області, на відповідний період.

Відповідно до даного графіка протягом першого півріччя 2016 року в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області було проведено одне заняття з працівниками апарату Олександрійського міськрайонного суду по детальному вивченню:

-         Змін до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26 листопада 2010 року №30, погодженого головою Державної судової адміністрації України 26 листопада 2010 року, затверджені рішенням Ради суддів України від 03 березня 2016 року №21, погоджені наказом Державної судової адміністрації України 03 березня 2016 року №41.

-         Наказу Державної судової адміністрації України від 20.01.2016 року № 11 «Про внесення змін до Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, Апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ» затвердженої наказом ДСА України від 17.12.2013 року № 173, зміну, доповнивши в другому реченні абзацу першого пункту 29.14 після слів «в установлений строк штраф» словами «,призначений судом як додаткове покарання,»;

-         Змін до Положення про помічника судді суду загальної юрисдикції, затвердженого рішенням Ради суддів України від 25 березня 2011 року №14, зі змінами, внесеними рішенням Ради суддів України від 24 червня 2011 року №27, затверджено рішенням Ради суддів України від 03 березня 2016 року №20.Керівник апарату суду звернула увагу на Пункт 3 викладений у такій редакції: «3.Помічники судді є працівниками апарату суду.»;

-         Правил етичної поведінки державних службовців, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 11.02.2016 року № 65.

Загалом державні службовці суду підвищують свою кваліфікацію, шляхом самоосвіти під час проведення навчань, згідно плану роботи суду на відповідне півріччя та під час проходження підготовки в Дніпропетровському регіональному відділенні Національної школи суддів України.

Так, протягом першого півріччя 2016 року таку підготовку пройшли:

в лютому – помічники суддів Колісник Н.М. та Пономаренко А.С.

Про зміни в діючому законодавстві, консультантом суду, постійно складаються інформаційні листи, які передаються під підпис всім помічникам суддів та старшому секретарю суду. Всі зміни діючого законодавства вивчені працівниками апарату Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області та застосовуються ними у виконання посадових обов`язків.

Аналітична робота суду за перше півріччя 2016 року

Аналітична робота суду проведена за перше півріччя 2016 року згідно плану роботи суду.
         У зв’язку з великим навантаженням у роботі та необхідністю виконання іншої невідкладної роботи аналізи та узагальнення, які були заплановані на перше півріччя 2016 року, були виконанні не в повному обсязі та будуть перенесені для виконання у наступному періоді.

Так, були проведені наступні аналізи та узагальнення:

ü    аналіз роботи суду за 2015 рік;

ü    аналіз роботи суду по зверненням громадян за ІІ півріччя 2015 року;

ü     аналіз судимості по м. Олександрії за ІІ півріччя 2015 року;

ü     аналіз роботи суду щодо стану забезпечення рівного доступу осіб з обмеженими можливостями до Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області;

ü    Узагальнення судової практики в цивільному судочинстві по видачі судових наказів судом у 2014-2015 р.р.

         Дані аналізи та узагальнення судової практики проведені Олександрійським міськрайонним судом Кіровоградської області впродовж першого півріччя 2016 року обговорювались на оперативних нарадах суддів та виробничих нарадах працівників апарату суду.

Планування роботи суду та стан виконання

Керівником апарату суду відповідно до посадових обов’язків організовується складання проектів планів роботи суду. В подальшому інформація узагальнюється і складається план роботи суду на відповідний період та в установленому порядку цей план затверджується головою суду.

Стан виконання плану роботи суду перебуває на особистому контролі у керівника апарату суду. Про виконання запланованих завдань виконавці здійснюють у плані роботи суду відмітки із зазначенням номера наряду, в якому зберігається відповідний документ про виконання запланованого заходу. Деякі заходи, що передбачені планом роботи суду на перше півріччя 2016 року виконано частково через велике навантаження в роботі основних виконавців та необхідністю виконання іншої невідкладної роботи.

Щоразу, при складанні плану роботи суду на наступний період, керівником апарату суду розглядаються на доцільність чи необхідність тих чи інших заходів, що плануються для роботи суду, а також запроваджуються нові заходи, необхідні для забезпечення організаційної діяльності суду.

Комп’ютерна обробка статистичних звітів суду та карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу

Відповідно до Інструкції щодо заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затвердженої наказом ДСА України від 18.03.2004 №32/04 (в редакції наказу ДСА України від 22.08.2007 №87), що стосується положень заповнення картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу за нормами Кримінально-процесуального кодексу України (1960 р.) та відповідно до Інструкції щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169, (далі - Інструкції) облік та комп’ютерну обробку карток на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу (кримінальне провадження) (далі Карток) в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області здійснює секретар суду по кримінальним справам. Заповнення даних карток здійснюється помічниками суддів відповідно до Інструкції.

Відповідно до наказу керівника апарату суду про розподіл функціональних обов’язків між працівниками апарату суду комп’ютерну обробку статистичних звітів суду здійснює консультант суду. Статистичні звіти формуються відповідальними працівниками в автоматичному режимі, консультантом суду за допомогою комп’ютерної програми «Д-3» здійснюється перевірка статистичних звітів суду із застосуванням умов логічного контролю, після чого статзвіти, в установленому порядку та строки, подаються до ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

У разі виникнення складностей (помилок) під час формування статистичних звітів суду консультант суду повідомляє про це спеціалісту із судової статистики ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

Подання статистичних звітів Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області за перше півріччя 2016 року до

ТУ ДСА України в Кіровоградській області

Статистичні звіти Олександрійського міськрайонного суду Кіровоградської області про стан здійснення правосуддя за перше півріччя 2016 року подано до ТУ ДСА України в Кіровоградській області у встановлені терміни відповідно до графіку подання статистичних звітів місцевими судами Кіровоградської області за перше півріччя 2016 року, затвердженого ТУ ДСА України в Кіровоградській області.

Статистичні звіти суду за перше півріччя 2016 року формувались в автоматичному режимі за допомогою комп’ютерної програми «Д-3».

Під час складання та формування статистичних звітів суду відповідальні працівники керувалися Інструкцією щодо подання і заповнення форм звітності про розгляд апеляційними та місцевими (крім господарських) судами судових справ і матеріалів, затвердженої наказом ДСА України від 05.06.2006 року №55 (зі змінами внесеними відповідно до наказу ДСА України від 24 квітня 2014 року № 50), Інструкцією щодо формування картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження, затвердженої наказом ДСА України від 05.12.2013 №169 та іншими інструкціями відповідно до кожної форми звітності.

Також відповідальні особи використовували методичні рекомендації щодо заповнення та формування форм звітності.

Всі звіти були побудовані в автоматичному режимі, суттєвих проблем під час формування звітів не виникало. Поодинокі випадки недоліків в електронних обліково-статистичних картках негайно усувались відповідальними працівниками суду, що у підсумку не мало негативних наслідків для складання статистичних звітів в цілому.

Висновки та пропозиції

Проведений аналіз обліково-статистичної роботи за перше півріччя 2016 року показав, що стан цієї роботи в Олександрійському міськрайонному суді Кіровоградської області знаходиться на належному рівні. Аналітична робота суду проведена згідно плану роботи суду. У встановлені терміни до ТУ ДСА України в Кіровоградській області подані статистичні звіти за перше півріччя 2016 року.

З огляду на викладене та з метою вдосконалення організації обліково-статистичної роботи, поліпшення якості підготовки звітів вважаємо за доцільне:

- продовжувати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ і матеріалів, які надійшли до суду, повноті заповнення документів первинного обліку, в тому числі при наповненні комп’ютерної програми «Д-3», стану звернення до виконання судових рішень;

- планувати і систематично проводити навчання з працівниками апарату суду, які відповідальні за ведення обліково-статистичної роботи, з метою недопущення помилок при здачі статистичних звітів;

- під час проведення навчань з працівниками апарату суду, які займаються веденням судової статистики, крім вивчення інструкцій щодо заповнення форм звітності, приділяти увагу вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України, Закону України «Про судоустрій та статус суддів», інших новел законодавства, знання яких суттєво впливає на якість підготовки звітів;

- після завершення відповідного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи суду.

В.о. голови

Олександрійського

міськрайонного суду

Кіровоградської області                                           О.Б.Ковальова

Керівник апарату

Олександрійського

міськрайонного суду

Кіровоградської області                                            В.А.Харута

Виконавець:

Ярифа Т.О.

Тел.: (0-5235)-7-56-10